Muy probablemente durante los últimos tiempos has escuchado esta expresión en el entorno de la gestión de proyectos. Lo que quiere decir es que los proyectos solo pueden considerarse exitosos cuando se cumplen las metas de negocio establecidas, no es cuestión solo de cumplir con el alcance en tiempo y coste. Incluso esto último ya podría ser considerado un logro en muchos casos. 

…los proyectos solo pueden considerarse exitosos cuando se cumplen las metas de negocio establecidas, no es cuestión solo de cumplir con el alcance en tiempo y coste.

Focaliza en el «POR QUÉ»

Si profundizamos más en el enunciado de este post y realizamos una reflexión sobre él podremos encontrar el siguiente enfoque que expongo a continuación: 

Los proyectos son inversiones realizadas para generar negocio, y como cualquier otra inversión de debe generar a cambio un retorno de la inversión a modo de beneficio o resultado en cualquiera de sus formas. A menudo este beneficio suele medirse en términos económicos, pero esto no siempre es así. La satisfacción del cliente, conocimiento de marca o impacto mediático pueden ser otros beneficios esperados al realizar los proyectos. 

En un mundo en continua evolución los cambios tienen lugar a un ritmo vertiginoso. La solución frente a los retos tecnológicos, socio-políticos y demandas de mercado pasa ineludiblemente por la adaptación continua. Por tanto, en un entorno como este carece de sentido pretender obtener resultados bajo unos parámetros de alcance, tiempo y coste rígidos sin posibilidad de adaptación. Esto nos lleva al escenario de que no podremos obtener los beneficios esperados a no ser que estas variables puedan adaptarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

Esto nos lleva a la idea de gestionar los proyectos en base a unos resultados en vez de a unos entregables. Esto quiere decir que los directores de proyecto deben gestionar sus proyectos con el fin de conseguir los resultados de negocio, incluso si esto requiere hacer cambios a la clásica triple restricción del alcance, tiempo y coste. En consecuencia, es mejor alinear el “qué, cuándo y el cómo” con el “por qué”.  

Con este cambio centrado en los beneficios de negocio, el director de proyecto es más un líder estratégico que un líder táctico o ejecutor. Algunas consideraciones importantes son necesarias con este foque: 

  • Entender y conocer las necesidades de negocio de modo que se puedan tomar decisiones focalizadas en optimizar el desempeño de negocio. 
  • Una relación estrecha con consumidores y patrocinadores y trabajar con ellos para tomar decisiones sobre ajustes en el proyecto. 
  • Empodera la capacidad de tomar pequeñas decisiones sin un control formal de cambios. Estos pequeños y frecuentes ajustes permiten mantener el trabajo del proyecto alineado con las necesidades de negocio. 
  • Hacer de la incertidumbre una virtud en vez de un desafío. Es necesario asumir que vas a tener un alto grado de incertidumbre y por tanto hacer un plan de confianza para todo el proyecto es poco probable. 

Los directores de proyecto deben, por tanto, abrazar la flexibilidad y la incertidumbre más que en un enfoque tradicional o predictivo. La gestión de estos proyectos debe de ser más agile y menos predictiva. 

En última instancia los directores de proyecto deberán conocer qué palancas deben accionar cuando los trabajos que lideran están desalineados con las áreas de negocio. Cuáles son las áreas de trabajo que consiguen desempeño y cuáles son aquellas que no aportan ningún tipo de valor. 

Finalmente los directores de proyecto en esta nueva adaptación no invierten tanto tiempo en planificar y definir el trabajo en las etapas iniciales, se centran entonces en conseguir los beneficios de negocio. La planificación y los esfuerzos de definición del alcance o el costo se convierten en trabajo “just in time”. Este esfuerzo tiene lugar cercano a cuando el trabajo se tiene que efectuar, hay por tanto menos suposiciones y más certezas. De este modo se simplifica el proceso y se reduce el tiempo empleado. 

La dirección de proyectos está evolucionando, está cada vez más centrada en la obtención de beneficios de negocio. Con esta evolución, los directores de proyecto tienen que evolucionar igualmente y asumir que son líderes de negocio, no meros ejecutores. 

Quédate con esto

  • Los proyectos no se pueden considerar exitosos si no producen los rtornos de la inversión esperados.
  • Los diretores de proyecto deben focalizarse en asegurar que esos benficios pueden ser conseguidos, incluso si las restricciones clásicas deben ser modificadas y adaptadas para ello.
  • Los directores de proyecto se están convirtiendo más en líderes estratégicos de negocio y menos gestores tácticos o ejecutores de tareas.

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