📈Domina los Períodos Financieros en Primavera P6 Professional: Tips y Trucos.

En el artículo de hoy te explico cómo utilizar los Períodos Financieros en Primavera P6 Professional. En el ámbito de la gestión de proyectos, el control financiero es fundamental para garantizar el éxito y la rentabilidad de cualquier iniciativa. Un software ampliamente utilizado y altamente efectivo para este propósito es Primavera P6 Professional. Además de sus capacidades de programación y seguimiento de proyectos, Primavera P6 Professional ofrece una característica vital para un control financiero preciso: los Períodos Financieros.

Descubre cómo aprovechar al máximo esta poderosa característica de Primavera P6 Professional y lleva el control de tu proyecto al siguiente nivel. ¡Vamos a sumergirnos en los períodos financieros y desbloquear todo su potencial en la gestión de proyectos!

¿Qué es un período financiero y para qué sirve?

Con los períodos financieros en Primavera P6 Professional podemos dividir el proyecto en intervalos de tiempo definidos en los que almacenamos las unidades actuales “actuals” tanto de horas trabajadas como de coste. Estos períodos, a menudo basados en meses o trimestres, brindan una estructura clara y coherente para el seguimiento y el análisis del desempeño del proyecto.

Es algo tan simple como eso, establecemos períodos en los cuales guardamos información de proyecto. Y aquí es donde radica la principal ventaja de esta funcionalidad, en la posibilidad de guardar las unidades actuales cada vez que pulsemos el botón de programar “schedule”. *

*Nota: Primavera P6 Professional por defecto redistribuye las unidades actuales “actuals” cada vez que se pulsa el botón de programar “schedule”.

¿Cómo crear un período financiero “Financial period”?

Para acceder al cuadro de diálogo de esta funcionalidad pulsamos sobre el menú “Admin” y a su vez en “Financial Periods Calendar…”

Admin / Financial Periods Calendars…

Una vez hecho esto accedemos el cuadro de diálogo desde el cual podemos visualizar y gestionar todos nuestros “Financial Periods Calendars”.

En el margen derecho tenemos una serie de botones que nos permiten realizar las siguientes acciones:

• “Close”: cerrar el cuadro de diálogo.
• “Add”: añadir un nuevo calendario.
• “Delete”: eliminar un calendario.
• “Copy”: copiar un calendario.
• “Paste”: pegar un calendario.
• “Modify…”: modificar un calendario.
• “Used by…”: nos informa sobre los proyectos que están utilizando un calendario en concreto.

En este ejercicio nos interesa crear un calendario nuevo y para ello pulsamos sobre el botón “Add”. De este modo en la lista de calendarios se crea un nuevo calendario que vamos a diseñar según nuestras necesidades. Vamos a nombrarlo como “Financial Period Calendar Test”.

Ahora lo configuramos atendiendo a las necesidades de nuestro proyecto. Para ello pulsamos sobre el botón “Modify” y accedemos a un cuadro de diálogo que nos permite definir los períodos financieros uno a uno o bien en lote. En nuestro ejercicio vamos a utilizar la opción “Batch Create” para crear los períodos financieros en lote; así que previamente introducimos los campos de “Batch Start Date” y “Batch End date”. Seguidamente indicamos que se repita cada semana y el último día del periodo “Period Ends On”.

En la siguiente imagen puedes ver los parámetros que hemos utilizado en nuestro ejemplo.

¿Cómo almacenar los datos en los períodos financieros “Financial Periods”?

Este último paso es clave, ya que nos permite almacenar los datos de los períodos financieros cada vez que pulsemos el botón de Programar, “schedule”. Como sabéis, Primavera P6 Professional distribuye las unidades actuales cada vez que se programa nuestro cronograma con un nuevo “Data Date”. Los datos, no se almacenan por defecto y por ello las unidades actuales en cada período financiero se actualizan.

Para guardar y que permanezcan fijas las unidades actuales, cada vez que programamos un cronograma tenemos que pulsar en el menú Herramientas-“Tools” y en Almacenar Rendimiento de Período-“Store Period Performance”.  En el cuadro de diálogo que se muestra debemos pulsar en Almacenar ahora-“Store Now”.

Tools / Store Period Performance / Store Now

¿Cómo visualizar los períodos financieros “Financial Periods” en la vista de tabla?

Una vez creados nuestros períodos financieros, Primavera P6 Professional te permite visualizar los datos de estos periodos en la vista de tabla. Para activar esta funcionalidad, accedemos al menú Preferencias de Usuario-“User Preferences” y pulsamos sobre la opción Aplicación-“Application”. Ahora en la sección Columnas “Financial Period Data”, indicamos en las casillas correspondientes las fechas de inicio y fin para las que queremos obtener los datos.

User Preferences / Application /  Financial Period Data

Al hacer esto, en el cuadro de diálogo de las columnas, nos aparece una nueva sección de columnas disponibles que se llama Valor de Período Financiero-“Financial Period Value”. Así podremos visualizar en la vista de tabla las columnas de datos almacenados en los períodos financieros.

¿Cómo visualizar los períodos financieros “Financial Periods” en la vista de Asignaciones de Recursos “Resource Assignments”?

Para que el software nos muestre las unidades actuales almacenadas en los períodos financieros en la vista de asignación de Recursos-”Resource Assignment” tenemos que pulsar en el desplegable Mostrar-”Display», nuevamente pulsar en Campos de hoja de cálculo-”Spreedsheet Fiels” y a su vez en Personalizar-”Customize».

Resource Assignment” / Display /  Spreedsheet Fields /  Customize

Una vez hecho esto en el cuadro de diálogo tenemos la opción de mostrar los valores almacenados en los períodos financieros, tanto Acumulados como por Intervalo de tiempo. En la siguiente imagen se muestra el cuadro de diálogo con los valores que podemos seleccionar desde las opciones disponibles del margen izquierdo.

En resumen, los períodos financieros en el software Primavera P6 Professional brindan a los profesionales de la gestión de proyectos una herramienta poderosa para controlar y supervisar el desempeño en los proyectos. La capacidad de establecer y almacenar períodos financieros sobre las unidades actuales del proyecto permite un seguimiento detallado y ayudan en la toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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