Hay que asumirlo, cambiar es duro. Tanto si eres un CEO como si eres un director de proyecto. Implementar cambios de calado en una organización no es nada fácil.
Si nos dicen que tenemos que «cambiar», de entrada provoca un rechazo generalizado. Por eso tal vez sea mejor utilizar el verbo «evolucionar» que a mí personalmente me gusta más, ya que no supone una ruptura total de tu estado inicial, un borrón y cuenta nueva sino más bien una transformación natural y lógica como adaptación al medio.
En las organizaciones hay usualmente dos tipos de obtáculos. El primero de ellos es institucional, ya que para adoptar nuevos enfoques y prácticas es necesario desacelerar y dejar de hacer «businness as usual». Y el segundo gran obstáculo tiene que ver con las personas, que prefieren seguir haciendo las cosas como siempre o como se suele decir «como toda la vida» y son reacias a nuevos procesos y enfoques.
IMPLEMENTANDO AGILIDAD EN TU ORGANIZACIÓN
Como líderes de proyectos y miembros del equipo, todos estamos tratando de llegar al mismo destino en nuestros proyectos: resultados exitosos y partes interesadas felices. Sin embargo, no todos los proyectos son iguales. Cada proyecto es particular y por tanto cada proyecto necesita un enfoque diferente. Por esto es razonable entender la Agilidad como un conjunto de habilidades necesarias para mantenerse actualizado y ofrecer resultados. Comencemos centrándonos en los aspectos humanos de una implementación ágil y ganar aceptación en tu organización.
9 PASOS ESENCIALES PARA UNA IMPLEMENTACIÓN ÁGIL
1. Establecer la necesidad
Obtenga consenso sobre por qué es necesario el cambio. Califique y evalue a la organización. Analice y documente los problemas y deficiencias actuales. Capture las quejas anteriores de las partes interesadas, los registros de incidencias y los problemas post mortem.
Si estás con el agua al cuello y afrontas una situación con multitud de problemas que se podrían haber evitado documéntelo de forma justa. Determina los beneficios comerciales y describe dónde nos encontramos ahora.
2. Crea una visión
Describe un estado mejor. Describe las metas y los objetivos que pretendemos crear. Une a todos con un objetivo común de cómo sería el éxito. Describe dónde queremos estar.
3. Forme una Coalición para el Cambio
Identifique las partes interesadas clave. Involucre a las personas en el proyecto inicial y en los consejos de asesoría y revisión. Proporcione mecanismos para el intercambio de información y aportes generales. Utilice sitios web, almuerce y escuche, etc. Sea cortés, humilde y agradable. No asuma ni dé la impresión de que el equipo de cambio tiene todas las respuestas. Pregúntele a la gente cómo deberíamos llegar allí.
4. Comunique la visión
Proporcione un esquema claro de lo que va a suceder. Las personas generalmente necesitan escuchar las cosas cinco veces de cinco formas diferentes para asegurarse de que se peguen. Utilice diferentes formatos, analogías y estilos. Por lo general, es imposible comunicar demasiado la visión de una iniciativa de cambio. Planifique y promueva los cambios organizativos.
5. Fomente la participación de los empleados
Asegúrese de que haya gente involucrada. Programe sesiones de seguimiento y hable con las personas sobre sus preocupaciones. Solicite revisores voluntarios y elogie y agradezca por las revisiones, especialmente si son negativas. Esta es la oportunidad de cambiar a la gente mientras la resistencia es relativamente baja. Esfuérzate por formar buenas relaciones.
6. Planifique y cree beneficios a corto plazo
Identifica el proyecto inicial. Programe algunas pequeñas victorias tempranas para generar impulso, demostrar progreso y tranquilizar a los patrocinadores. La gente solo confía durante un tiempo. Entonces, déles algo para justificar su continuo apoyo.
7. Proporcione recompensas e incentivos
El cambio además de un trabajo regular es mucho trabajo extra. Recompense las contribuciones tanto como lo permitan las normas organizativas. Si no puede dar bonificaciones, planifique una buena comida y escuche. Regale buenos recuerdos y obsequios o programe un tiempo libre si los equipos trabajan duro en los proyectos iniciales. Las personas deben ver los beneficios de participar, de lo contrario no se molestarán. La buena voluntad, la lealtad y los beneficios corporativos no son buenos para todos.
8. Consolide mejoras
Asegúrese de que los cambios exitosos se repitan. Documente los éxitos y corra la voz. Supervise y realice retrospectivas a mitad de proyecto.
9. Institucionalice nuevos enfoques
Complete y revise el proyecto inicial. Mida y promueva los beneficios comerciales y consiga que los patrocinadores y usuarios promuevan los beneficios. Identifique el próximo proyecto y desarrolle un plan de implementación más amplio. Haga que los cambios se mantengan institucionalizándolos. Hágalos parte de los estándares y la cultura organizacional y apoye a otros grupos que intentan repetir el proceso.
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