Cinco claves para relacionarse con los interesados.

Agencias gubernamentales, equipos técnicos, patrocinadores, equipo de proyecto, etc. Un director de proyecto tiene habitualmente una extensa y variada lista de posibles actores interesados que pueden influir significativamente en su proyecto. Esta lista puede abarcar desde la parte superior de la jerarquía de una organización hasta los miembros altamente técnicos de una unidad de negocio en particular, tanto dentro como fuera de las paredes de una organización.

A mayor complejidad del proyecto, el director de proyecto se verá forzado a colaborar y trabajar intensivamente con entornos en los que su capacidad de influir y su autoridad directa puede llegar a ser muy limitada

No obstante hay una serie de prácticas probadas que nos pueden ser muy útiles para conseguir sacar adelante el proyecto y potenciar un entorno colaborativo beneficioso para todas las partes.

1. Haz preguntas

El director o directora de proyecto no puede ser experto en todas las materias. Debes ser consciente de tus limitaciones y escuchar activamente a los que saben, a los expertos es un buen comienzo para relacionarse con los demás y generar un ambiente colaborativo. “Reconozca su experiencia y diga: ‘Estoy aquí para aprender’”

No es solo cuestión de tomar notas, sino también de participar activamente en la conversación realizando preguntas del tipo ¿Puede darme un ejemplo? O también puede parafrasear lo que ha escuchado. Esto tiene un efecto muy poderoso sobre los demás y ayuda a que los demás se sientan partícipes ya que sienten que su palabra cuenta.

2.Trate a las personas como personas

Las personas tienden a ser más francas y comprometidas en conversaciones personales o en llamadas telefónicas. Conseguir que tu interlocutor se muestre colaborativo y abierto ayuda a conseguir información que puede ser relevante para el proyecto. Para ello hay que participar plenamente de la conversación, por ejemplo, un error de novato es mirar el teléfono móvil continuamente ya que el interlocutor puede sentir que su tiempo no está siendo valorado. También es muy positivo establecer un pequeño diálogo sobre temas más livianos. Si la persona con la que estás hablando acaba de ser padre, coméntele su experiencia personal, pregúntele qué tal fue todo o cómo se encuentra la madre y el bebe.

Establecer ese tipo de conexiones son muy positivas en el entorno empresarial.

3. Refuerce lo positivo

En esencia, un mismo dato puede ser informado de forma negativa o positiva. Digamos por ejemplo que descubrió que el 70% de iniciativas similares fracasaron debido a que los patrocinadores no estaban involucrados en el proyecto. En este caso sería mejor decir que el 30% de las iniciativas similares fueron exitosas ya que los patrocinadores se involucraron y tuvieron un papel clave al conseguir los objetivos. Es el mismo dato, pero en este caso contado desde un punto de vista positivo. Es mejor ver el vaso medio lleno que medio vacío. Con esto conseguirás que tu interlocutor sienta interés por pertenece a ese 30% de éxito.

4. Adopte su perspectiva

El director de proyecto a veces tiene que mediar entre algunos actores interesados. Para esto es necesario que se ponga en la piel de los demás y conozca cuál es su perspectiva.

No es recomendable poner a las partes interesadas en aprieto, haciendo preguntas del tipo “Escuché que no le gusta UDB, ¿Por qué no?” En su lugar es preferible decir “Estoy tratando de comprender algunas de las dudas que han surgido. ¿Puedes ayudarme a entender?”

5. De las gracias

Nadie quiere sentir que su tiempo no se valora, y un correo electrónico rápido para agradecer a alguien por su ayuda es una señal poderosa de que el analista de negocios aprecia el aporte de las partes interesadas. “Incluso cuando una parte interesada tiene un rol más alto, puede incluir a su jefe u otras partes interesadas influyentes en el correo electrónico de agradecimiento para asegurarse de que la gente sepa que esta persona ha sido de gran ayuda”.

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